Организуем обработку входящих счетов, актов и накладных в 1С: получение файла, извлечение реквизитов, контроль заполнения и создание документа для проверки. Сложные и спорные случаи оставляем сотруднику, а типовые этапы ускоряем.
Отвечаем на обращения в рабочее время
Чем больше входящих документов учёта, тем заметнее стоимость заполнения с участием сотрудника и повторных проверок.
Специалист открывает PDF и передаёт номер, дату, поставщика, суммы и НДС в 1С.
Входящие PDF и сканы приходят из разных каналов: почты, общих папок и чатов. Перед обработкой их приходится объединять.
Без сверки номера, даты и контрагента одна и та же первичка может попасть в учёт несколько раз.
Неверную сумму или реквизиты договора часто замечают слишком поздно — после передачи документа дальше по процессу.
Даже после создания документа учёта исполнителю требуется с участием сотрудника отыскать и вложить первоисточник.
Без единого журнала трудно отследить обработанные файлы, причины отклонения и созданные объекты 1С.
Разрабатываем последовательность обработки: получение файла, извлечение полей и реквизитов, сверка и подготовка черновика в 1С.
Получаем входящие файлы через форму 1С, почтовый ящик, каталог или другой выбранный канал.
Извлекаем поставщика, номер, дату, суммы и другие нужные поля.
Тестируем обязательные реквизиты и бизнес-правила перед созданием документа.
Критичные данные можно подтвердить с участием сотрудника до записи в 1С.
После подтверждения разрабатываем черновик нужного типа документа.
Документируем оригинальный файл, созданную запись и этап обработки; по идентификаторам проводим проверку повторы.
Проверка остаётся за ответственным специалистом, а однотипное заполнение полей выполняет система.
Источник документа определяется процессом: загрузка пользователем либо получение из выбранного канала.
Из файла извлекаются реквизиты; после проверки формата сведения поступают в 1С.
Пользователь видит итог и при потребуетсясти корректирует данные.
На основе проверенных данных формируется черновой документ с вложением и отметкой в журнале.
Эффект определяется объёмом и качества документов учёта; до старта уточняем, что именно будем измерять.
Источник зависит от вашего текущего процесса и доступных подключений.
Точную стоимость уточняем после короткого разбора задачи. Перед стартом разработки закрепляем итог, срок и цену.
Точная стоимость — после начального анализа требований. Сравнение комплексных тарифов на странице Тарифы и цены.
Что чаще всего спрашивают перед стартом проекта.
Пришлите пример документа и опишите, какой объект должен появляться в 1С. Скажем, можно ли автоматизировать этот путь и сколько будет стоить.
Без обязательств. Ответим в пределах получаса.
Достаточно описать, что сейчас делается с участием сотрудника и какой итог нужен
Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
Обработка первички начинается с источников: электронная почта, папка, ЭДО или загрузка сотрудником. У каждого канала могут быть свои форматы вложений и требования к защите доступа.
После получения файла системе нужно найти реквизиты, проверить обязательные поля и сопоставить контрагента, договор и номенклатуру со справочниками 1С. Если совпадение неоднозначно, документ остаётся в очереди на проверку.
Отдельного внимания требуют повторно присланные счета и исправленные документы. Для таких ситуаций задают правила поиска дублей, ведут историю изменений и не проводят спорные записи автоматически.
Для компаний в Первоуральске можно обследовать один вид документа и измерить трудоёмкость обработки. Затем по полученным данным планировать расширение на остальные источники и виды первички.